Vsebina
- Informacije za sledenje v zbirki podatkov
- Odločanje o nakupu ali gradnji
- Iskanje pravega programa baze podatkov
- Ustvarjanje lastne baze podatkov
- Pomen vzdrževanja
Če ste lastnik trgovine ali poslovodja, že natančno veste, kako pomembno je imeti pravo bazo podatkov. Od zalog in pošiljanja do zaposlenih in kupcev veste, da tudi počasen dan vključuje veliko vzdrževanja podatkov. Pravo vprašanje je, kakšno bazo podatkov potrebujete? Upajmo, da teh informacij niste poskušali ohraniti v programu Microsoft Excel. Če jih imate, boste morda želeli začeti z osnovno bazo podatkov, kot je Microsoft Access, tako da lahko podatke preprosto prenesete v bazo.
Vrsta in velikost trgovine, ki jo vodite, imata veliko razliko v tem, katera baza podatkov ima najbolj smisel. Če je vaša trgovina občasno postavljena na kmečke trge, potem imate zelo različne potrebe kot trgovina z opeko in malto. Če prodajate hrano, boste morali kot del zalog spremljati datume roka uporabnosti. Če je vaša maloprodajna trgovina na spletu, boste morali slediti pristojbinam, pošiljanjem in pregledom podatkov. Vendar pa obstaja veliko stvari skupnih vsem trgovinam, na primer zalog in denarni tok. Tukaj je nekaj stvari, ki vam bodo v pomoč pri določitvi najboljše baze podatkov za vaše posebne potrebe.
Informacije za sledenje v zbirki podatkov
Vodenje maloprodajne trgovine pomeni sledenje številnim različnim vidikom. Ne samo, da morate paziti na zaloge, ampak morate tudi zagotoviti, da imate na voljo dovolj načinov za prikazovanje blaga (na primer košev, obešalnikov, stojal in kovčkov), potrebščin za prikaz cene blaga, račune, informacije o prodaji in informacije o strankah. Spremljati je treba veliko, baze podatkov pa olajšajo upravljanje trgovine.
Spletne trgovine je težko upravljati, ker morate slediti toliko več, kot je na primer pošiljanje. Z bazo podatkov je bistveno lažje ravnati z vsemi temi različnimi vidiki, ne da bi se vam bilo treba stalno sklicevati na stranko ali prodajno zgodovino. Podatke, kot so poročila, lahko celo izvozite in jih naložite v svojo bazo podatkov, da se vam ni treba spopadati s težavami ročnega vnosa.
Odločanje o nakupu ali gradnji
Ali bi morali kupiti ali zgraditi bazo podatkov, je veliko vprašanje in v celoti je odvisno od velikosti vašega podjetja in od kod ga želite sprejeti. Če ste šele začeli in imate čas na dlani (vendar zelo omejena količina gotovine), je gradnja lastne baze podatkov odličen način, da jo prilagodite svojim edinstvenim potrebam. To še posebej velja, če šele začenjate spletno trgovino. Če bazo podatkov začnete tik pred odprtjem spletne trgovine, boste bolje razumeli zalog in začetno točko. To so fantastični podatki, ki imajo lahko dostopno sezono obdavčitve, zato vam pomaga, da ostanete na vrhu zalog, pa tudi podatkov o strankah.
Če imate večje podjetje, predvsem nekaj takega, kot je franšiza, vam bo nakup baze podatkov deloval bolje. Pomagala vam bo skozi vse stvari, ki jih sicer lahko pozabite. Kvota je, da ne boste imeli časa za ustvarjanje in upravljanje baze podatkov, zato je najbolje, da so vse podlage pokrite. Vedno lahko sami spremenite svoje spremembe.
Iskanje pravega programa baze podatkov
Če se boste odločili za nakup programa za zbirko podatkov, boste morali porabiti veliko časa za raziskovanje različnih možnosti. Obstaja široka paleta maloprodajnih trgovin in baze podatkov prilagajajo edinstvenim potrebam teh različnih vrst. Če delate z izdelki in živili, očitno potrebujete nekaj, kar vam pomaga slediti hitro pokvarljive izdelke. Če imate nakitnico, boste morali spremljati zavarovanje na dragocenih kosih. Za trgovine, ki imajo spletno prisotnost in objekt za opeke in malte, vsekakor potrebujete nekaj, kar zajema veliko različnih kotov za vaš zalog, pristojbine, davke in administrativne vidike poslovanja. Če prodate določen artikel, boste morali zgodaj vedeti, da ga boste lahko takoj označili za razprodan spletni del trgovine.
Preden začnete, razmislite o vsem, kar boste morali spremljati, nato pa se prepričajte, da imajo te zbirke podatkov najmanj te podatke. Na trgu je veliko baz podatkov, zato bi morali imeti možnost, da dobite vse, kar potrebujete, za zelo razumno ceno.
Ustvarjanje lastne baze podatkov
Če nameravate ustvariti svojo bazo podatkov, boste morali določiti, kateri program želite uporabljati. Microsoft Access je ponavadi najboljši program, ker je močan in sorazmerno poceni. Podatke lahko uvažate in izvažate iz druge Microsoftove programske opreme (kar je zelo koristno, če ste podatke spremljali v Excelu). Prav tako lahko v bazo naložite svoja e-poštna sporočila, prodajna pisma in drugo dokumentacijo (tako iz Worda kot Outlooka) in jih naredite predloge. Dostop ima še dodatno prednost, saj ima veliko število brezplačnih predlog in datotek, tako da vam ni treba začeti v celoti iz nič. Lahko izberete brezplačno predlogo in nato spremenite potrebne podatke, tako da bo v vašo bazo podatkov vse, kar potrebujete.
Pomen vzdrževanja
Ne glede na to, kako pridobite bazo podatkov, jo boste morali vzdrževati, da bo baza podatkov še naprej koristna za vas. Če ne spremljate stvari, kot so zaloge, naslovi, spremembe obračuna ali skupne prodajne vsote, se baza podatkov konča le s še enim namenom. Svoje podatke pomislite na enak način, kot mislite na svoje knjigovodstvo. Če ne boste sledili vsem transakcijam in spremembam, se boste znašli v težavah. Za upravljanje vam ni treba imeti informacijske osebe, čeprav je lahko zelo koristna. Toda večja kot je vaša trgovina, več časa boste morali posvetiti vzdrževanju in upravljanju svojih podatkov.
